📧 Standard Operating Procedure

Penggunaan Email Karangturi untuk Siswa

Email institusi Karangturi adalah sarana komunikasi resmi untuk mendukung kegiatan pembelajaran dan administrasi akademik. Setiap siswa bertanggung jawab menggunakan email dengan bijaksana, profesional, dan sesuai dengan nilai-nilai sekolah.

📋 Prosedur Administratif Email Siswa

Informasi tentang proses pembuatan dan penghapusan email institusi

1. Pembuatan Email Siswa

Proses pembuatan email siswa baru dilakukan melalui koordinasi antara jenjang dan Divisi IT:

  1. Jenjang mengirimkan data siswa: Bagian jenjang (TK, SD, SMP, SMA) mengirimkan data siswa yang telah memiliki NIRS (Nomor Induk Register Siswa) dan jadwal aktivasi email ke Divisi IT melalui email resmi atau sistem yang ditentukan.
  2. IT membuat dan mengaktifkan email: Divisi IT akan membuatkan dan mengaktifkan email siswa sesuai dengan data dan jadwal yang diberikan oleh jenjang. Password awal akan diberikan kepada jenjang untuk didistribusikan ke siswa melalui Wali Kelas.
📌 Catatan untuk Siswa: Setelah menerima email dan password awal dari Wali Kelas, siswa WAJIB segera login dan mengganti password untuk keamanan akun.

2. Penonaktifan dan Penghapusan Email Siswa

Untuk siswa yang tidak lagi bersekolah di Karangturi, email akan diproses sesuai prosedur berikut:

  1. Jenjang mengirimkan data siswa: Bagian jenjang mengirimkan data siswa yang tidak lagi sekolah di Karangturi (lulus, pindah, atau alasan lain) ke Divisi IT.
  2. IT menonaktifkan dan menghapus email: Divisi IT akan menonaktifkan email siswa tersebut segera setelah menerima data. Email yang dinonaktifkan akan dihapus secara permanen dalam waktu 30 hari.
⚠️ Penting untuk Siswa yang Akan Lulus/Pindah: Pastikan Anda membackup semua data penting (dokumen, foto, file pembelajaran) SEBELUM masa kelulusan atau kepindahan. Setelah email dinonaktifkan, Anda tidak akan bisa mengakses data tersebut lagi. Divisi IT tidak bertanggung jawab atas kehilangan data setelah email dihapus.
💡 Tips Backup Data: Download semua file penting dari Google Drive, simpan email penting, dan backup kontak yang diperlukan minimal 1 bulan sebelum tanggal kelulusan/kepindahan.

🔐 User ID & Password

▼

Format User ID

NIRS = Nomor Induk Register Siswa

Password

  1. Password Awal: Setiap siswa akan menerima password awal dari sekolah melalui Wali Kelas atau Tata Usaha jenjang.
  2. Wajib Ganti Password: Password awal WAJIB dirubah segera setelah login pertama kali untuk keamanan akun Anda.
  3. Password yang Kuat: Gunakan kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol. Minimal 8 karakter.
  4. Jangan Bagikan: Password bersifat rahasia dan pribadi. Jangan membagikan password kepada siapapun, termasuk teman.
⚠️ Penting! Keamanan akun email adalah tanggung jawab pribadi setiap siswa. Sekolah tidak bertanggung jawab atas penyalahgunaan akun yang terjadi akibat kelalaian dalam menjaga password.

📨 Penggunaan Email

▼

Cara Mengakses Email

  1. Buka browser (Chrome, Firefox, Edge, Safari) dan kunjungi https://gmail.com
  2. Klik tombol "Sign In" atau "Masuk"
  3. Masukkan alamat email lengkap: NIRS@siswa.karangturi.sch.id
  4. Klik "Next" atau "Berikutnya"
  5. Masukkan password yang telah Anda terima/ubah
  6. Klik "Next" untuk masuk ke akun email

Fungsi & Penggunaan Email

Email Karangturi digunakan untuk:

  • Google Classroom: Mengakses tugas, materi pembelajaran, dan berinteraksi dengan guru
  • Google Meet: Mengikuti pembelajaran online dan meeting virtual
  • Google Drive: Menyimpan dan berbagi dokumen pembelajaran
  • Google Docs, Sheets, Slides: Mengerjakan tugas dan kolaborasi dengan teman
  • Google Forms: Mengisi kuesioner, quiz, dan survey sekolah
  • Komunikasi Akademik: Berkomunikasi dengan guru, staff, dan sesama siswa terkait kegiatan sekolah

Komunikasi Email

✓ Email Dapat Digunakan Untuk: Mengirim dan menerima email dari domain internal Karangturi (@karangturi.sch.id dan @siswa.karangturi.sch.id) SERTA dari email eksternal untuk keperluan akademik yang sah.

Contoh penggunaan yang diperbolehkan:

  • Komunikasi dengan guru dan staff sekolah
  • Kolaborasi proyek dengan siswa lain
  • Korespondensi akademik dengan pihak eksternal (universitas, lomba, seminar pendidikan)
  • Menerima informasi dari organisasi pendidikan resmi

Masa Aktif Email

Email siswa aktif selama Anda masih terdaftar sebagai siswa di Sekolah Karangturi. Email akan dinonaktifkan setelah siswa lulus atau tidak lagi terdaftar sebagai siswa aktif.

⚠️ Backup Data Penting Pastikan Anda membackup semua data penting (dokumen, foto, file) sebelum masa kelulusan, karena akses ke email akan ditutup setelah status siswa berakhir.

⚠️ Aturan & Larangan Penggunaan

▼

Yang DIPERBOLEHKAN ✓

  • Menggunakan email untuk keperluan akademik dan pembelajaran
  • Berkomunikasi dengan guru, staff, dan sesama siswa dengan sopan dan profesional
  • Mengakses Google Workspace for Education (Classroom, Meet, Drive, Docs, dll)
  • Berkolaborasi dalam proyek dan tugas sekolah
  • Menerima informasi resmi dari sekolah
  • Berkomunikasi dengan pihak eksternal untuk keperluan akademik yang sah

Yang DILARANG ✗

  • Mendaftar di situs web, platform, atau layanan non-akademik (e-commerce, social media, gaming, streaming, dll)
  • Menggunakan email untuk hal-hal yang tidak berhubungan dengan Sekolah Karangturi
  • Mengirim spam, email berantai, atau konten yang tidak pantas
  • Menyebarkan informasi palsu (hoax) atau menyesatkan
  • Mengirim atau menyimpan konten yang melanggar hukum, mengandung unsur SARA, pornografi, atau kekerasan
  • Menggunakan email untuk bullying, harassment, atau intimidasi
  • Membagikan password kepada orang lain atau mengakses akun orang lain tanpa izin
  • Menggunakan email untuk kepentingan komersial atau bisnis pribadi
  • Mengirim attachment yang mengandung virus atau malware
🚫 LARANGAN KERAS Email Karangturi TIDAK BOLEH digunakan untuk mendaftar di platform seperti: Facebook, Instagram, Twitter/X, TikTok, Shopee, Tokopedia, Netflix, Spotify, Discord, WhatsApp Web, atau layanan serupa lainnya. Email ini HANYA untuk keperluan pendidikan!

Etika Penggunaan Email

  1. Gunakan Bahasa yang Sopan: Selalu gunakan bahasa yang baik, sopan, dan profesional dalam setiap email
  2. Subject Line yang Jelas: Tulis subject email yang jelas dan deskriptif
  3. Sapa dengan Hormat: Mulai email dengan sapaan yang sopan (Bapak/Ibu, Dear, dll)
  4. Isi Email yang Jelas: Sampaikan pesan dengan jelas, singkat, dan mudah dipahami
  5. Periksa Sebelum Kirim: Selalu baca ulang email sebelum mengirim untuk menghindari kesalahan
  6. Responsif: Balas email yang memerlukan respon dalam waktu yang wajar (maksimal 2x24 jam)
  7. Hindari ALL CAPS: Menulis dengan huruf kapital semua dianggap "berteriak" dan tidak sopan

🔑 Prosedur Lupa Password

▼

Cara Recovery Password

Jika Anda lupa password, ada dua cara untuk melakukan recovery:

Metode 1: Self-Service Recovery

  1. Buka halaman login Gmail di https://gmail.com
  2. Masukkan alamat email Anda: NIRS@siswa.karangturi.sch.id
  3. Klik "Forgot password?" atau "Lupa password?"
  4. Ikuti instruksi recovery menggunakan nomor HP atau email pribadi yang telah Anda daftarkan sebelumnya sebagai recovery option
  5. Masukkan kode verifikasi yang dikirim ke nomor HP atau email recovery Anda
  6. Buat password baru yang kuat
💡 Tips: Pastikan Anda selalu mendaftarkan nomor HP atau email pribadi sebagai recovery option di pengaturan akun Google Anda. Ini akan sangat membantu jika suatu saat lupa password.

Metode 2: Bantuan dari Sekolah

Jika metode self-service tidak berhasil (recovery option tidak terdaftar), Anda dapat meminta bantuan reset password dengan cara:

  1. Hubungi Wali Kelas Anda
  2. Atau datang ke Tata Usaha (T.U) jenjang Anda dengan membawa kartu pelajar sebagai identitas
  3. Petugas akan memverifikasi identitas Anda
  4. Password akan direset dan Anda akan menerima password baru
  5. Wajib mengganti password yang baru diterima sesegera mungkin
⚠️ Waktu Proses Reset password melalui sekolah mungkin memerlukan waktu 1-2 hari kerja. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk menggunakan metode self-service recovery dan selalu menjaga keamanan password Anda.

Tips Keamanan Password

  • Gunakan password yang unik dan tidak mudah ditebak
  • Hindari menggunakan tanggal lahir, nama, atau informasi pribadi yang mudah ditebak
  • Kombinasikan huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol
  • Ganti password secara berkala (minimal 3 bulan sekali)
  • Jangan gunakan password yang sama dengan akun lain
  • Jangan pernah membagikan password kepada siapapun
  • Selalu logout setelah menggunakan email di komputer umum

🚨 Sanksi & Konsekuensi

▼

Pelanggaran dan Konsekuensi

Penggunaan email yang tidak sesuai dengan SOP ini akan dikenakan sanksi sesuai tingkat pelanggaran:

⚠️ Pelanggaran Ringan

Contoh: Menggunakan bahasa tidak sopan, spam, atau menggunakan email untuk hal non-akademik ringan

Sanksi:

  • Peringatan tertulis pertama
  • Pembinaan oleh Wali Kelas
  • Monitoring penggunaan email
🚫 Pelanggaran Sedang

Contoh: Mendaftar di social media/e-commerce, mengirim konten tidak pantas, atau menggunakan email orang lain tanpa izin

Sanksi:

  • Peringatan tertulis kedua
  • Pembatasan akses email (temporary suspension 1-7 hari)
  • Panggilan orang tua
  • Pembinaan bersama BK dan Wali Kelas
🔴 Pelanggaran Berat

Contoh: Menyebarkan konten ilegal, SARA, pornografi, bullying, atau melakukan tindakan yang merugikan sekolah/orang lain

Sanksi:

  • Pemblokiran permanen akun email
  • Sanksi akademik dan/atau non-akademik sesuai peraturan sekolah
  • Panggilan orang tua dan surat peringatan resmi
  • Kemungkinan tindakan hukum jika melanggar undang-undang

Monitoring & Audit

Sekolah berhak melakukan monitoring dan audit terhadap penggunaan email institusi untuk memastikan kepatuhan terhadap SOP ini. Monitoring dapat dilakukan secara:

  • Otomatis: Sistem akan mendeteksi aktivitas mencurigakan atau pelanggaran kebijakan
  • Berkala: Audit rutin terhadap penggunaan email
  • Insidental: Investigasi berdasarkan laporan atau indikasi pelanggaran
📌 Catatan Penting Email institusi adalah aset sekolah dan bukan milik pribadi siswa. Sekolah berhak mengakses, memonitor, dan mengambil tindakan terhadap email siswa jika diperlukan untuk kepentingan keamanan, investigasi, atau penegakan aturan.

Komitmen Siswa

Dengan menggunakan email Karangturi, setiap siswa dianggap telah:

  1. Membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi SOP ini
  2. Berkomitmen untuk menggunakan email dengan bijaksana dan bertanggung jawab
  3. Menjaga nama baik diri sendiri dan Sekolah Karangturi
  4. Siap menerima konsekuensi jika melakukan pelanggaran terhadap SOP ini

Butuh Bantuan?

Untuk pertanyaan atau kendala terkait email Karangturi, silakan hubungi:

📞 Extension: 1110

Divisi Teknologi Informasi - YPN Karangturi