📧 Standard Operating Procedure

Penggunaan Email Karangturi untuk Guru & Karyawan

Email institusi Karangturi merupakan identitas profesional dan sarana komunikasi resmi untuk mendukung kegiatan pembelajaran, administrasi, dan koordinasi internal yayasan. Setiap guru dan karyawan bertanggung jawab menggunakan email dengan profesional, etis, dan sesuai dengan standar institusi pendidikan.

📋 Prosedur Administratif Email Guru & Karyawan

Informasi tentang proses pembuatan dan penghapusan email institusi

1. Pembuatan Email Guru & Karyawan

Proses pembuatan email untuk guru dan karyawan baru dilakukan melalui koordinasi antara HRD dan Divisi IT:

  1. HRD memberikan data: Bagian HRD (Human Resources Development) memberikan data nama lengkap guru/karyawan baru kepada Divisi IT melalui email resmi atau sistem yang ditentukan.
  2. IT membuat dan mengaktifkan email: Divisi IT akan membuatkan dan mengaktifkan email guru/karyawan sesuai format standar. Password awal akan diberikan kepada HRD untuk didistribusikan kepada guru/karyawan yang bersangkutan.
📌 Catatan untuk Guru & Karyawan: Setelah menerima email dan password awal dari HRD, Anda WAJIB segera login dan mengganti password untuk keamanan akun. Email ini adalah identitas profesional Anda di Karangturi.

2. Penonaktifan dan Penghapusan Email

Untuk guru atau karyawan yang tidak lagi bekerja di Karangturi, email akan diproses sesuai prosedur berikut:

  1. HRD memberikan data: Bagian HRD memberikan data nama guru atau karyawan yang keluar (resign, pensiun, kontrak berakhir, atau alasan lain) kepada Divisi IT.
  2. IT menonaktifkan akun: Divisi IT akan menonaktifkan akun atau email guru/karyawan tersebut segera setelah menerima data dari HRD.
  3. Penghapusan permanen: Email yang telah dinonaktifkan akan dihapus secara permanen dalam waktu 90 hari.
⚠️ Penting untuk Guru & Karyawan yang Akan Resign/Pensiun: Pastikan Anda membackup semua data penting (dokumen kerja, materi pembelajaran, file administrasi) SEBELUM tanggal efektif keluar. Setelah email dinonaktifkan, Anda tidak akan bisa mengakses data tersebut lagi. Divisi IT tidak bertanggung jawab atas kehilangan data setelah email dihapus.
💡 Tips Backup Data: Download semua file penting dari Google Drive, simpan email penting dalam format archive, backup kontak kerja yang diperlukan, dan lakukan transisi dokumen ke email pengganti (jika ada) minimal 2 minggu sebelum tanggal efektif keluar.

🔐 User ID & Password

▼

Format User ID

Format email menggunakan nama lengkap atau nama panggilan yang telah ditentukan, ditulis dalam huruf kecil tanpa spasi.

💡 Catatan: Jika terdapat spasi pada nama, akan diganti dengan titik (.) atau tanda hubung (-). Format spesifik akan ditentukan oleh Divisi IT saat pembuatan email.

Password

  1. Password Awal: Password awal diberikan oleh Admin Karangturi Google Workspace for Education melalui HRD saat akun email Anda dibuat.
  2. Wajib Ganti Password: Password awal WAJIB dirubah segera setelah login pertama kali untuk keamanan akun Anda.
  3. Password yang Kuat: Gunakan kombinasi huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol. Minimal 12 karakter untuk tingkat keamanan yang lebih tinggi.
  4. Kerahasiaan Password: Password bersifat rahasia dan pribadi. WAJIB dijaga kerahasiaannya dan jangan membagikan password kepada siapapun, termasuk rekan kerja atau atasan.
  5. Tanggung Jawab Pribadi: Anda bertanggung jawab penuh atas semua aktivitas yang dilakukan menggunakan akun email Anda.
⚠️ Penting! Keamanan akun email adalah tanggung jawab pribadi setiap guru dan karyawan. Yayasan tidak bertanggung jawab atas penyalahgunaan akun yang terjadi akibat kelalaian dalam menjaga kerahasiaan password.

📨 Penggunaan Email

▼

Cara Mengakses Email

  1. Buka browser (Chrome, Firefox, Edge, Safari) dan kunjungi https://gmail.com
  2. Klik tombol "Sign In" atau "Masuk"
  3. Masukkan alamat email lengkap: namakaryawan@karangturi.sch.id
  4. Klik "Next" atau "Berikutnya"
  5. Masukkan password yang telah Anda terima/ubah
  6. Klik "Next" untuk masuk ke akun email

Fungsi & Penggunaan Email

Email Karangturi untuk guru dan karyawan digunakan untuk:

  • Komunikasi Internal: Berkomunikasi dengan sesama guru, karyawan, pimpinan, dan staff Karangturi
  • Komunikasi Akademik: Berinteraksi dengan siswa melalui email siswa (@siswa.karangturi.sch.id)
  • Google Classroom: Mengelola kelas, membagikan materi, memberikan tugas, dan menilai pekerjaan siswa
  • Google Meet: Mengadakan pembelajaran online, meeting, dan rapat virtual
  • Google Drive: Menyimpan dan berbagi dokumen kerja, materi pembelajaran, dan file administrasi
  • Google Docs, Sheets, Slides: Membuat dan berkolaborasi dalam dokumen, spreadsheet, dan presentasi
  • Google Forms: Membuat kuesioner, quiz, evaluasi, dan survey
  • Google Calendar: Mengelola jadwal mengajar, meeting, dan agenda kegiatan
  • Administrasi & Dokumentasi: Mengelola dokumen kerja dan administrasi yayasan

Pengelolaan Email

✓ Otonomi Pengelolaan: Pengelolaan dan penggunaan email diserahkan kepada masing-masing guru/karyawan. Anda bertanggung jawab untuk mengelola inbox, mengorganisir email, dan menjaga profesionalisme dalam berkomunikasi.

Komunikasi Email

✓ Komunikasi Internal dan Eksternal: Email dapat digunakan untuk mengirim dan menerima email dari domain internal Karangturi (@karangturi.sch.id dan @siswa.karangturi.sch.id) SERTA dari email eksternal untuk keperluan pekerjaan yang sah dan profesional.

Contoh penggunaan yang diperbolehkan:

  • Korespondensi dengan guru, karyawan, dan pimpinan Karangturi
  • Komunikasi dengan siswa dan orang tua siswa untuk keperluan akademik
  • Korespondensi profesional dengan pihak eksternal (dinas pendidikan, universitas, vendor pendidikan)
  • Komunikasi dengan organisasi pendidikan, seminar, workshop, atau training
  • Koordinasi event, kegiatan sekolah, atau program institusional

Masa Aktif Email

Email guru dan karyawan hanya berlaku dan dapat digunakan selama Anda masih menjadi guru/karyawan aktif di Karangturi. Email akan dinonaktifkan setelah status kepegawaian berakhir.

⚠️ Backup Data Penting Pastikan Anda membackup semua data penting (dokumen kerja, materi pembelajaran, file administrasi) sebelum tanggal efektif keluar, karena akses ke email akan ditutup dan data akan dihapus permanen dalam 90 hari.

⚠️ Aturan & Larangan Penggunaan

▼

Yang DIPERBOLEHKAN ✓

  • Menggunakan email untuk keperluan pekerjaan, pembelajaran, dan administrasi Karangturi
  • Berkomunikasi dengan guru, karyawan, pimpinan, staff, dan siswa dengan profesional
  • Mengakses Google Workspace for Education (Classroom, Meet, Drive, Docs, dll) untuk keperluan kerja
  • Berkolaborasi dalam proyek institusional dan kegiatan sekolah
  • Menerima dan mengirim informasi resmi terkait pekerjaan
  • Berkomunikasi dengan pihak eksternal untuk keperluan profesional yang sah
  • Menggunakan email untuk pengembangan profesional (workshop, training, seminar pendidikan)

Yang DILARANG ✗

  • Tanpa izin resmi dari Karangturi, email TIDAK BOLEH didaftarkan/subscribe untuk hal-hal yang tidak berhubungan dengan pekerjaan di Karangturi (e-commerce, social media pribadi, gaming, streaming, news portal non-pendidikan, dll)
  • Tidak diijinkan untuk kepentingan pribadi atau bukan sebagai tugas guru/karyawan
  • Mengirim spam, email berantai, atau konten yang tidak profesional
  • Menyebarkan informasi palsu (hoax), menyesatkan, atau tidak terverifikasi
  • Mengirim atau menyimpan konten yang melanggar hukum, mengandung unsur SARA, pornografi, atau kekerasan
  • Menggunakan email untuk harassment, bullying, atau intimidasi
  • Membagikan password kepada orang lain atau mengakses akun orang lain tanpa izin
  • Menggunakan email untuk kepentingan komersial pribadi atau bisnis di luar Karangturi
  • Mengirim attachment yang mengandung virus atau malware
  • Menggunakan email untuk kampanye politik atau kegiatan yang tidak sesuai dengan nilai institusi pendidikan
🚫 LARANGAN KERAS Email Karangturi TIDAK BOLEH digunakan untuk mendaftar di platform pribadi seperti: Facebook, Instagram, Twitter/X, TikTok, Shopee, Tokopedia, Netflix, Spotify, Discord, game online, atau layanan serupa lainnya TANPA IZIN RESMI dari pihak Karangturi. Email ini adalah aset institusi untuk keperluan profesional!

Etika Profesional Email

  1. Gunakan Bahasa Profesional: Selalu gunakan bahasa yang baik, sopan, profesional, dan sesuai dengan konteks komunikasi
  2. Subject Line yang Deskriptif: Tulis subject email yang jelas, spesifik, dan menggambarkan isi email
  3. Salam Pembuka yang Tepat: Mulai email dengan sapaan yang sesuai dengan penerima (Yth., Bapak/Ibu, Dear, dll)
  4. Isi Email yang Efektif: Sampaikan pesan dengan jelas, ringkas, terstruktur, dan mudah dipahami
  5. Periksa Sebelum Kirim: Selalu baca ulang email sebelum mengirim untuk menghindari kesalahan atau miskomunikasi
  6. Responsif dan Tepat Waktu: Balas email yang memerlukan respon dalam waktu yang wajar (maksimal 1x24 jam untuk email penting)
  7. Gunakan CC dan BCC dengan Bijak: Hanya CC orang yang perlu mengetahui, dan gunakan BCC untuk menjaga privasi penerima
  8. Professional Signature: Gunakan signature email yang mencantumkan nama, jabatan, dan kontak yang dapat dihubungi
  9. Hindari ALL CAPS: Menulis dengan huruf kapital semua dianggap tidak sopan dan terkesan "berteriak"

Kepatuhan terhadap UU ITE

Semua penggunaan email dan fasilitas Karangturi Google Workspace for Education harus:

  • Dilakukan dengan bijaksana dan beretika
  • Mematuhi Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE)
  • Tidak melanggar hukum yang berlaku di Indonesia
  • Menghormati hak cipta dan kekayaan intelektual
  • Menjaga privasi dan data pribadi pihak lain

🔑 Prosedur Lupa Password

▼

Cara Recovery Password

Jika Anda lupa User ID atau Password, ada dua cara untuk melakukan recovery:

Metode 1: Self-Service Recovery

  1. Buka halaman login Gmail di https://gmail.com
  2. Masukkan alamat email Anda: namakaryawan@karangturi.sch.id
  3. Klik "Forgot password?" atau "Lupa password?"
  4. Ikuti instruksi recovery menggunakan nomor HP atau email Gmail pribadi yang telah Anda daftarkan sebelumnya sebagai recovery option
  5. Masukkan kode verifikasi yang dikirim ke nomor HP atau email recovery Anda
  6. Buat password baru yang kuat dan aman
💡 Tips Penting: Sangat disarankan untuk mendaftarkan nomor HP pribadi dan email Gmail pribadi sebagai recovery option di pengaturan akun Google Anda. Ini akan sangat membantu jika suatu saat lupa password dan mempercepat proses pemulihan akun.

Metode 2: Bantuan dari IT

Jika metode self-service tidak berhasil (recovery option tidak terdaftar atau tidak dapat diakses), Anda dapat meminta bantuan reset password dengan cara:

  1. Hubungi Divisi IT melalui https://tolong.karangturi.sch.id atau email team-support@karangturi.sch.id atau extension 1110
  2. Atau datang langsung ke kantor Divisi IT dengan membawa ID card karyawan sebagai identitas
  3. Petugas IT akan memverifikasi identitas Anda
  4. Password akan direset dan Anda akan menerima password baru
  5. Wajib mengganti password yang baru diterima sesegera mungkin untuk keamanan
⚠️ Waktu Proses Reset password melalui IT mungkin memerlukan waktu 1-2 hari kerja tergantung kesibukan dan prioritas. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk menggunakan metode self-service recovery dan selalu menjaga keamanan password Anda.

Tips Keamanan Password untuk Profesional

  • Gunakan password yang unik dan kompleks (minimal 12 karakter)
  • Hindari menggunakan informasi pribadi yang mudah ditebak (tanggal lahir, nama keluarga, dll)
  • Kombinasikan huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol khusus
  • Ganti password secara berkala (minimal 3-6 bulan sekali)
  • Jangan gunakan password yang sama dengan akun lain (termasuk akun pribadi)
  • Jangan pernah membagikan password kepada siapapun, termasuk rekan kerja atau IT support
  • Selalu logout setelah menggunakan email di komputer publik atau shared device
  • Aktifkan 2-Factor Authentication (2FA) jika tersedia untuk keamanan tambahan
  • Gunakan password manager yang terpercaya untuk mengelola password yang kompleks
💡 Best Practice: Jangan simpan password di sticky notes, file text yang tidak terenkripsi, atau share melalui email/chat. Gunakan password manager profesional atau metode penyimpanan yang aman.

🚨 Sanksi & Konsekuensi

▼

Pemblokiran Akun

⚠️ Hak Pemblokiran oleh Admin Dengan alasan keamanan, integritas institusi, atau penegakan kebijakan, Admin Karangturi Google Workspace for Education berhak melakukan pemblokiran terhadap email dan seluruh fasilitas Google Workspace TANPA PEMBERITAHUAN SEBELUMNYA jika terbukti terjadi pelanggaran atau penyalahgunaan.

Pelanggaran dan Konsekuensi

Penggunaan email yang tidak sesuai dengan SOP ini akan dikenakan sanksi sesuai tingkat pelanggaran dan peraturan kepegawaian Karangturi:

⚠️ Pelanggaran Ringan

Contoh: Menggunakan bahasa tidak profesional, spam internal, atau menggunakan email untuk hal non-pekerjaan yang ringan

Sanksi:

  • Peringatan lisan dari atasan langsung
  • Teguran tertulis pertama
  • Pembinaan oleh HRD atau atasan
  • Monitoring penggunaan email
🚫 Pelanggaran Sedang

Contoh: Mendaftar di social media/e-commerce tanpa izin, mengirim konten tidak pantas, menggunakan email orang lain, atau menyalahgunakan akses data

Sanksi:

  • Surat peringatan tertulis resmi
  • Pembatasan akses email atau fasilitas tertentu (temporary suspension 3-14 hari)
  • Pembinaan intensif oleh HRD dan atasan
  • Pencatatan dalam file kepegawaian
  • Sanksi administratif sesuai peraturan kepegawaian yayasan
🔴 Pelanggaran Berat

Contoh: Menyebarkan konten ilegal, SARA, pornografi, melakukan fraud, membocorkan data rahasia institusi, harassment, atau tindakan yang merugikan yayasan/orang lain

Sanksi:

  • Pemblokiran permanen akun email dan semua fasilitas
  • Sanksi kepegawaian berat sesuai peraturan yayasan (mulai dari skorsing hingga PHK)
  • Surat peringatan keras atau surat pemecatan
  • Tuntutan ganti rugi jika merugikan institusi
  • Kemungkinan tindakan hukum pidana atau perdata jika melanggar undang-undang

Monitoring & Audit

Yayasan Karangturi berhak melakukan monitoring dan audit terhadap penggunaan email institusi untuk memastikan kepatuhan terhadap SOP, keamanan data, dan integritas sistem. Monitoring dapat dilakukan secara:

  • Otomatis: Sistem akan mendeteksi aktivitas mencurigakan, pola penggunaan abnormal, atau pelanggaran kebijakan
  • Berkala: Audit rutin terhadap penggunaan email dan fasilitas Google Workspace
  • Insidental: Investigasi berdasarkan laporan, indikasi pelanggaran, atau insiden keamanan
  • Compliance Check: Verifikasi kepatuhan terhadap kebijakan internal dan regulasi eksternal
📌 Catatan Penting Email institusi adalah aset yayasan dan bukan milik pribadi guru/karyawan. Yayasan berhak mengakses, memonitor, mengaudit, dan mengambil tindakan terhadap email guru/karyawan jika diperlukan untuk kepentingan keamanan, investigasi internal, audit compliance, atau penegakan peraturan institusi.

Komitmen Profesional

Dengan menggunakan email Karangturi, setiap guru dan karyawan dianggap telah:

  1. Membaca, memahami, dan menyetujui seluruh isi SOP ini
  2. Berkomitmen untuk menggunakan email dengan profesional, etis, dan bertanggung jawab
  3. Menjaga kerahasiaan password dan keamanan akun
  4. Mewakili dan menjaga reputasi serta nama baik Yayasan Karangturi dalam setiap komunikasi
  5. Siap menerima konsekuensi dan sanksi jika melakukan pelanggaran terhadap SOP ini
  6. Mematuhi peraturan kepegawaian yayasan dan hukum yang berlaku
⚠️ Disclaimer Pelanggaran terhadap SOP ini dapat berdampak pada status kepegawaian Anda di Karangturi. Gunakan email institusi dengan penuh tanggung jawab dan profesionalisme.

Butuh Bantuan?

Untuk pertanyaan atau kendala terkait email Karangturi, silakan hubungi:

📞 Extension: 1110

Divisi Teknologi Informasi - YPN Karangturi